5 mythes sur l'efficacité qui nous rendent... moins efficaces

En ce moment je suis en plein dans une phase de développement personnel et je travaille sur pas mal d’aspects pour non seulement être plus épanouie au quotidien, mais également être plus efficace dans mon travail, sans m’épuiser à force de jongler entre mes différents projets (le 1^er objectif découlant (en grande partie) directement du 2^nd quand on y pense).

Et je me suis rendue compte que notre vie est tellement constituée d’idées reçues, qu’on a même développé des mythes sur l’efficacité qui, au lieu de nous aider, nous découragent souvent dans notre quête de l’efficacité et de l’organisation personnelle.

 

Bref, suite à ce constat, je me suis dit que je tenais là un bon thème pour ce blog, partant d’un constat très simple : tout le monde court derrière l’efficacité !

Voici donc 5 idées reçues qui, si tu les écoutes, ruineront tous tes efforts (atteindre tes objectifs/rêves en un minimum de temps, d’efforts et de stress…), surtout si ton objectif est, comme moi,  d’avoir une meilleure qualité de vie (le rêve).

ATTENTION, cet article est plein de spoiler et risque de définitivement modifier ta vision de la vie !

Idée reçue #1 : Être efficace, c’est remplir ses journées et en faire un maximum

On croit souvent qu’être efficace consiste à en faire toujours plus.

Sauf que le fait d’être occupé n’a rien à voir avec l’efficacité et la satisfaction du travail accompli : on peut réaliser 25 choses dans la journée et avoir l’impression étrange et désagréable, le soir venu, d’avoir perdu son temps. Comme on peut n’accomplir qu’un seul travail essentiel au cours de cette même journée, et ressentir un grand sentiment d’accomplissement.

La vérité : Être efficace, c’est en faire moins !

OK ça fait un peu cliché dit comme ça, mais quand tu y penses, chercher à gagner en efficacité n’est-ce pas finalement essayer de travailler mieux, sur les choses les plus importantes (qui te rapprochent de tes objectifs), en laissant le reste de côté ?

Ce que tu peux faire en procédant d’une manière simple qui consiste à 

1. définir tes objectifs à long terme (établir précisément ce que tu souhaites réellement accomplir[1]… la partie la plus difficile) 

2. développer les stratégies à court terme (concentrer tes efforts sur les points les plus importants, en priorisant les tâches les plus pertinentes), qui vont faciliter ta capacité à atteindre ces objectifs de manière efficace…

Ça va, tu suis ?

En résumé, ton efficacité ne se mesure pas à la quantité de travail abattue sur une durée définie, mais aux résultats que tu auras obtenus. Tu devras donc veiller à faire des choix éclairés, pour toujours savoir quoi faire (et quoi ne pas faire)

Idée reçue #2 : Si je fais une To-do list[2] je serai plus productif

Ah ah ah, alors là je suis pliée de rire. Parce que moi aussi j’ai cru qu’en listant mes tâches à faire, je deviendrais – comme par magie – super organisée.

Quelle déception lorsque j’ai réalisé que mes To-do lists toutes seules ne faisaient pas du tout avancer mes projets. En me penchant sur la question (j’adore me pencher sur les questions), j’ai réalisé que je n’avançais pas tout simplement parce que ma liste de tâches n’était que ça : une liste de tâches. C’est-à-dire un (bon) outil pour me rappeler ce que j’avais l’intention de faire, mais qui en aucun cas ne constituait une motivation. Et cette même To-do list devenait en fin de journée un instrument (de torture) qui me rappelait que je n’avais pas réalisé ce que j’avais prévu de faire (gros sentiment d’échec en perspective).

La vérité : la Planification t’aidera à devenir plus productif

Parce que (désolée de faire voler tes illusions en éclats mais… attention spoiler !!!) la Planification est différente de la To-do List.

Eh eh, tu ne l’as pas vue venir celle-là !

Comment tu planifies ?

Simple : tu prends les tâches de ta to-do list (ben oui, il en faut quand même une à la base), tu estimes le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et tu les planifies dans ton agenda, en prévoyant du temps pour le traitement de tes mails et appels et en laissant un vide (1 à 2 heures par jour) pour les situations de crises (inévitables… tu te souviens de la loi de Murphy ?).

En résumé, tu établis un plan de production pour le travail que tu as à effectuer. Et ça, ça te fait avancer, parce que, pour conclure sur un trait d’esprit, je pourrai te dire que la to-do list n’est que l’expression d’une intention, quand tes actions planifiées sont des engagements (plus ou moins fermes selon les individus, je le reconnais)

Idée reçue #3 : J’ai besoin d’un "Personal Organizer" pour être plus organisé

Attention, nouveau spoiler (oui je sais, ce post en est plein) : les gens ne deviennent pas organisés parce qu’ils utilisent un système de gestion du temps/des priorités. Ils utilisent un système de gestion de leur temps/priorités parce qu’ils sont organisés !

Donne un organiseur à une personne désorganisée, elle finira par désorganiser l’organiseur.

La vérité : Etre organisé n’est pas un statut, c’est un état d’esprit !

L’Organisation est une aptitude. Et, heureusement pour nous, toute compétence peut être acquise, si on s’en donne les moyens. 

Pour être organisé donc, tu devras apprendre "l’art d’organiser" et le mettre en pratique au quotidien. Ce qui impliquera de casser tes vieilles habitudes (ce que tu aimes appeler ta marque de fabrique), pour en développer de nouvelles, plus efficaces (nouvelle marque de fabrique mon ami).

Et une fois que tu auras acquis ces bonnes habitudes, tu pourras compléter tes nouvelles compétences avec… un organiseur. 

Idée reçue #4 : Je suis le seul à pouvoir le faire

L’erreur la plus répandue chez les professionnels, et qui les empêche souvent d’atteindre une efficacité optimale, est de croire qu’ils sont les seuls à pouvoir accomplir ce qui doit être fait. Alors qu’en y réfléchissant un peu, on peut rapidement se rendre compte que refuser de déléguer revient à automatiquement limiter ses réalisations à (seulement) ce que l’on peut réaliser par soi-même.

Alors on a plusieurs raisons qui sont souvent évoquées par ceux qui refusent de déléguer :

-   C’est trop long/compliqué de déléguer ce travail

-   Ça ira plus vite si je le fais moi-même

-   J’ai déjà essayé de déléguer par le passé, ça n’a pas marché

-   Je n’ai pas confiance en mon équipe pour délivrer (sic)

-   Mon équipe est déjà submergée de travail

-  Je n’ai pas suffisamment de collaborateurs…

Pourtant, aucune de ces raisons (qui cachent plus une peur de perdre le contrôle selon moi) ne résisterait à un examen critique et elles ne sont au final que des obstacles à l’amélioration de la productivité et l’efficacité.

La vérité : déléguer permet de faire le travail plus rapidement et souvent, avec un meilleur résultat

Déléguer est un des outils de gestion du temps les plus efficaces qui puisse exister. D’accord, cela nécessite un investissement de temps au début mais une fois qu’on a appris et intégré les techniques et règles pour Déléguer efficacement (oui, ça aussi ça s’apprend), on se rend compte qu’il s’agit d’une pratique qui bénéficie à toutes les personnes impliquées dans le processus (on aide les autres à grandir et à développer leurs compétences et aptitudes, en même temps qu’on améliore considérablement son efficacité et son efficience). CQFD !

Idée reçue #5 : Je suis multitâche donc plus efficace

Désolée de casser ton enthousiasme AL, je sais que tu crois dur comme fer qu’être multitâches est une espèce de super pouvoir (dont tu es particulièrement fier), mais des recherches récentes ont montré qu’en fait, cela pouvait sérieusement entraver ta capacité à acquérir de nouvelles compétences, ralentir le traitement de l’information, réduire ta productivité et dégrader la qualité globale des résultats que tu obtiens, lorsque tu évolues dans un environnement intense avec des enjeux essentiels (ce qui je pense est ton cas. Jackpot mon gars !).

La vérité : tu seras plus efficace si tu te concentres sur une tâche à la fois

Je t’explique : le cerveau humain n’est PAS multitâches (oui je sais la vérité est parfois cruelle mais je me devais de te la dire), mais est naturellement câblé pour se concentrer (attention spoiler !) sur UNE tâche à la fois.

Donc en réalité quand tu multitâches[3], ton cerveau saute d’une action à l’autre et doit à chaque fois réorienter son attention pour effectuer une tâche différente. Ce qui sur le long terme finira par ralentir ton processus cognitif (Aiiie, ça là c’est gros français dè !) et te rendre réellement moins productif est efficace[4].

Et plus la tâche sera complexe, plus le cerveau aura besoin de temps pour se réaligner

Par conséquent, nous pouvons (logiquement) en déduire que tu seras plus productif si tu concentres sur une activité à la fois sur une période donnée, puis que tu passes à un autre activité à laquelle tu consacreras toute ton attention, et ainsi de suite.

Et une fois que tu auras découvert les joies (et résultats surtout) de l’attention et du travail ciblés, tu réaliseras que tu deviens de plus en plus efficace au fil du temps.

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Bon ben assez parlé, je pense que je vais te laisser digérer tout ça pour aujourd’hui.

Et la semaine prochaine nous parlerons des techniques (pas forcément classiques) des Grands Patrons et Leaders de ce monde (ton futur groupe d’appartenance, donc autant commencer à faire comme eux) pour travailler plus efficacement.

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[1] Je suis réellement désolée (accablée) mais je ne connais pas d’autre formule simple et équivalente à « When you are multitasking »

[2] Si tu veux en savoir plus, voici un article intéressant (il y en a plein d’autres sur la toile) qui t’explique pourquoi le multitasking n’est pas bon pour ton cerveau http://bit.ly/1GmGSVh

[3] Attention : je dis bien ce que tu veux vraiment et non ce que tu ne veux pas. Ça me fait toujours les gens à qui on demande ce qu’ils veulent (faire, devenir, etc.) et qui te répondent "en tout cas, je sais ce que je ne veux pas!"... Oui ben ce que tu ne veux pas n'intéresse personne généralement

[4] Liste de tâches à faire