5 erreurs qui "tuent" le mail professionnel (part 2)

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Erreur #3 - Le contenu et la longueur du mail

Je te parlais donc des mails longs et confus, auxquels je ne comprends rien. C’est bien simple, quand je reçois un mail, je lis les 3 premières lignes du 1er paragraphe.

Si je ne comprends pas le point de l’émetteur, je vais directement au 2ème paragraphe. Et si au bout de 3 lignes je ne comprends toujours pas le point, je referme le mail et je passe à autre chose. Voilà !

Comment ça marche ?

Personne n’a envie de lire un essai interminable ou de répondre à 10 questions. Quand tu envoies un long mail, il y a de fortes chances qu’il soit archivé. Et si le destinataire doit absolument y répondre, il ne le fera probablement pas le jour même. 

Ce qu’il faut faire : La personne qui te lit doit pouvoir te situer et avoir compris l'objectif de ton message dès le premier paragraphe (3 ou 4 lignes). Le reste sera des précisions ou explications qui viendront en deuxième lecture. Donc en résumé :

• Tu ne dépasses pas 5 phrases
• Tu structures ton mail et tu dégages l’idée principale (de toute façon, si tu as besoin de plus de 5 phrases pour résumer ton point, c’est que tu n’as toi-même pas compris ce que tu veux dire)
• Un mail = une question (maximum 2). Au-delà, tu écris un autre mail, avec un nouvel objet correspondant.

Erreur #4 - L’écriture SMS / les fautes d’orthographe

Si tu as grandi à l’ère du mobile et des SMS (et même un peu avant), il est fort probable que tu maîtrises l'art du langage associé où tous les mots sont réduits à leur phonétique (jamé, mwa, eske, ki, cetai, puisk…). Alors comment te dire : c’est juste horripilant (même en SMS ça me hérisse) pour la personne qui reçoit ton mail.

Comment ça marche ?

Les abréviations - même celles qui sont rentrées dans les mœurs (Rdv, Ns, Vs, qqch, cad, cdt) - font très mauvais genre dans un mail professionnel (ça fait désinvolte). Et c'est pareil pour les fautes d’orthographe (qui incluent le langage SMS plus haut). 

Alors oui, des coquilles d’inattention peuvent se glisser dans un mail, mais je dois te prévenir que le seuil de tolérance dans le monde professionnel est généralement très bas. Et des fautes trop grosses peuvent avoir de fâcheuses conséquences dans la vie professionnelle (un « Vous trouverer ci-jointe ma candidature au poste de... » à un recruteur peut sérieusement compromettre tes chances d'être contacté pour un entretien, même si ton CV est impeccable).

Ce qu’il faut faire : Si vraiment tu es fâché avec l’orthographe, rédige tes mails sous Word : même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup… et fais-toi relire par quelqu’un qui maîtrise les règles grammaticales.

Erreur #5 - Négliger les formules de politesse

Hormis si tu t’adresses à un(e) collègue de boulot avec qui tu entretiens de bons rapports professionnels, ne pas débuter ton e-mail par une formule de politesse et oublier la formule de conclusion risque de vexer ton interlocuteur, tout en te faisant passer pour un rustre. 

Ce qu’il faut faire : Il existe mille et une manières de se montrer poli dans un e-mail. Certaines ont trait au fond, d’autres à la forme. Dans tous les cas, elles ne doivent jamais être oubliées. Les plus élémentaires :

• Remercie toujours lorsque tu reçois un mail, surtout lorsque son auteur s’est donné du mal pour te fournir des éléments dont tu avais besoin.
• Évite les phrases cavalières : "merci de m’envoyer votre réponse au plus tard demain" sonne comme un ordre (et non comme une demande) et peut s’avérer très contre-productif. On préférera donc "Je compte sur votre réponse idéalement pour demain matin".

• Commence et termine tes mails par les formules d’usage, en dosant le degré de formalisme selon ta proximité avec le destinataire. Si tu ne sais pas quelle formule utilisée, l'important est de bien identifier le rang hiérarchique de ton interlocuteur. Donc tu oublies le "CDLT" pour Cordialement ou "SLT" pour Salutations (des abréviations discourtoises qui peuvent être très mal prises) et surtout, pas de "Bises" au DRH, ni de "Avec l’expression de ma plus sincère considération" au gars du service d’à côté. Même si ça te démange…

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Pour être sûr de ne pas tomber dans le piège, il vaut donc mieux te relire et valider que tout est ok avant d’envoyer ton mail. Et pour être bien sûr de ne pas faire partir, par inadvertance, un e-mail incomplet ou truffé de coquilles, nous recommandons de toujours commencer par le corps de votre message, en laissant le champ des destinataires (À :) vide. Ce dernier ne doit être rempli qu’au tout dernier moment, une fois ta relecture réalisée.

Voilà, maintenant tu as toutes les bases pour écrire de "bons" mails (avoue, toi aussi tu te plantes quelques fois) et moi je te dis « A bientôt ».

Allez, un petit dernier pour la route