Se faire payer par ses clients

Et voilà, une nouvelle semaine qui se termine.

Comment je l’ai passée ? Ben à courir, comme chaque semaine. Je ne sais pas pour vous, mais je trouve que le temps passe tellement vite, il me faudrait des journées de 48 heures au moins… je suis d’ailleurs plongée dans un profond questionnement existentiel depuis quelques temps sur la relativité du temps (après je me dis que mieux vaut ça que le contraire. Ça doit surement signifier que je suis très occupée, ce qui est préférable lorsque l’on est freelance).

Et puis, il y a aussi le temps (climat) qu’il fait : il y a un nuage de poussière qui recouvre tout (voitures, maisons, animaux, humains…) à Dakar depuis deux jours. C’est une véritable horreur !

A part ça, tout va pour le mieux : je m’éclate toujours autant (c’est l’essentiel je pense) J.

Alors, comme promis cette semaine, nous allons parler d’un problème que rencontrent pas mal d’entrepreneurs : le recouvrement de leurs honoraires.

Episode # 5 : Se faire payer

Lorsque je discute avec d’autres entrepreneurs, deux fois sur trois, la discussion tourne autour de clients qui rechignent à payer les honoraires alors que la prestation a déjà été délivrée.

Et c’est apparemment devenu un sport national au Sénégal, avec des clients qui vont systématiquement essayer de réduire le montant de la facture finale (après prestation) ou vont laisser courir le paiement indéfiniment. Certains (plus rares quand même) iront jusqu’à refuser de payer, sous prétexte que la prestation fournie ne correspond pas aux attentes (qui n’auront jamais été clairement définies en amont. Une autre caractéristique sénégalaise… ou pas).

Le problème, c’est que même si vos clients ne vous paient pas, vous devez vous payer vos factures et autres frais de fonctionnement. C’est d’ailleurs l'une des cause principales de cessation d'activité pour les petites entreprises qui n’ont pas l'argent nécessaire pour faire face au quotidien, alors qu’elles ont du cash dehors (comme on dit dans le jargon).

Comment donc s’assurer dans ce cas que vos clients payent bien les factures que vous leur faites parvenir ?

Déjà, pour démarrer, on suppose que vous avez établi un devis détaillé (tiens, j’aurais pu faire un post sur celui là), c'est-à-dire un devis qui reprend (entre autres éléments) les conditions de paiement, les différentes activités à mener dans le cadre de la prestation, les différentes étapes et les livrables à fournir, avant de démarrer votre prestation.

Parce qu’en cas de non paiement, c’est naturellement vers le devis original (ainsi que les mails et factures) que vous allez vous tourner. Il est donc préférable qu’il soit suffisamment détaillé et que vous ayez le BPA (Bon pour accord) formel de votre client avant de démarrer la prestation (on refuse tout accord basé sur "Attends, tu n’as pas confiance en moi ? On n’a pas besoin de papier entre nous…").

Nous disions donc, vous avez terminé votre prestation et avez délivré tous les éléments dus. Seulement :

─      Votre client fait trainer le paiement alors que le délai de paiement (que vous avez clairement défini dans votre devis et dans votre facture) est dépassé depuis longtemps.

Ici, il n’y a pas de secret : il faut relancer, encore et toujours, et régulièrement.

J’ai constaté que les personnes avec qui je discute et qui se plaignent de ne pas être payées par leur client avouent généralement ne pas vraiment relancer leur client (ceci explique sûrement cela !), pour ne pas lui mettre la pression, pour ne pas dégrader leurs relations ou (c’est le cas le plus fréquent) parce que ça les gêne de constamment téléphoner ou écrire pour de l'argent.

Tirons tout de suite les choses au clair : la seule personne qui doit être embarrassée par une telle situation est celle qui n'a pas payé et lorsqu'un client dépasse le délai imparti, il est de votre ressort de le lui rappeler, encore et encore.

Parce que si vous n’y arrivez pas, vous serez rapidement obligé de mettre la clé sous la porte.

─       Votre client essaie de réduire la facture, en arguant du fait qu’il n’a pas eu tout ce qu’il attendait.

Là, vous serez très heureux d’avoir un document détaillé (votre devis) reprenant les différents livrables, de préférence signé par votre client (s’il n’est pas signé, un mail avec l’accord écrit de votre client sur votre offre initiale fera l’affaire).

La meilleure approche est d’aller voir le client, en évitant d’envisager la confrontation. On se dit qu’on y va pour faire le point sur ses attentes initiales et valider qu’on y a bien répondu. Rappelez lui les conditions du devis (ou n'importe quel autre document montrant que vous avez livré ce qui était convenu) et demandez (fermement mais sans agressivité) à être payé. Faire le point de manière sereine et structurée permet généralement de régler le différent à l’amiable.

Et si vous n'arrivez malgré tout pas à résoudre le problème, c’est que vous êtes dans la situation suivante : 

─     Votre client refuse de payer la facture. Ici vous avez deux options : soit vous engagez une action légale (qui coûte de l'argent), soit vous passez le montant en pertes et profits (s’il n’est pas trop important et si les frais de recouvrement légaux sont plus importants que la somme due) en le maudissant allègrement au passage (ça défoule). 

     Si vous penchez pour l'action légale, il est préférable d’avoir un conseil (avocat) à portée de main, que vous pouvez appeler dans ce type de situation avant de décider ou non de vous lancer. 

    Vous pouvez également engager un agent de recouvrement (malheureusement ce n’est pas une fonction très répandue au Sénégal), qui harcèlera votre client à votre place et prendra un pourcentage sur le montant à récupérer.

Avec le temps toutefois, vous apprendrez à reconnaître les clients difficiles, ceux qui risquent de vous poser des problèmes au moment du paiement (et avec qui vous n'avez pas vraiment envie de traiter) :

─    Le client qui veut vous faire signer tout un tas de papiers légaux, pour être sûr que vous n’allez pas l'arnaquer. Ce profil est tellement paranoïaque qu’il pensera, quoique vous fassiez, que vous êtes de toute façon en train d’essayez de l’arnaquer.

─      Le client qui vous questionne (beaucoup) sur ses recours (de non paiement) dans le cas où il ne serait pas satisfait du résultat. Cette attitude prouve d’entrée de jeu qu’il n'a pas confiance en vos services et signifie généralement que vous allez avoir du mal à traiter avec lui

─     Le client qui annonce qu’il a eu de (nombreuses) mauvaises expériences avec d’autres consultants / freelance et qui espère que ça sera différent avec vous. Bien sûr, il est possible qu'il soit tombé sur de mauvais numéros (c'est un client malchanceux), mais dans la plupart des cas, le problème vient plutôt de lui : il s’agit généralement de quelqu'un qui cherche toujours la petite bête à ses fournisseurs et il y a fort à parier qu’il en fera de même avec vous.

Bien sûr, rien n’est figé dans le marbre et après tout, chaque client est différent. Vous devrez donc prendre les décisions au cas par cas et laisser le bénéfice du doute au client si vous n’êtes pas sûr.

Voilà ! C’était le dernier épisode de notre série "Survivre au quotidien lorsque l’on est freelance".

J’espère qu’il servira ceux d’entre vous qui sont entrepreneurs et qu’il les aidera à gérer les situations particulières que l’on rencontre (souvent) lorsqu’on travaille à son compte.

Moi je vais aller me reposer et je vous retrouve la semaine prochaine. 

De quoi nous allons parler ? Je ne sais pas encore. Ce sera une surprise pour nous tous (vu que ça dépendra essentiellement de l’actualité de ma semaine).   

Alors on se dit à la semaine prochaine.

XO